📑Justificatifs d'achat
Ce guide explique comment gérer les justificatifs d'achat dans le module Commandes d'achat et les lier à plusieurs commandes d'achat en même temps.
Table des matières
Vue d'ensemble
Accéder aux justificatifs
Lier un justificatif à plusieurs commandes d'achat
Créer un justificatif depuis la liste des commandes
Créer un justificatif depuis le module Justificatifs
Ajouter un justificatif depuis une commande individuelle
Modifier un justificatif existant
Règles et contraintes
Export et statuts
1. Vue d'ensemble
Un justificatif d'achat est un document (facture fournisseur, reçu) qui prouve un achat. Il peut être rattaché à une ou plusieurs commandes d'achat simultanément.
Principes clés
Un justificatif = un document
Facture ou reçu au format PDF
Liaison multiple
Un justificatif peut être lié à plusieurs commandes d'achat (jusqu'à 5)
Réciprocité
Une commande peut avoir plusieurs justificatifs (factures partielles, compléments)
Montant par commande
Chaque liaison commande/justificatif possède un montant TTC associé
2. Accéder aux justificatifs
Depuis le module Commandes d'achat
Menu Commandes d'achat
Dans la barre d'actions de la liste :
Gérer les justificatifs : accès direct à la liste des justificatifs
Ajouter (section Justificatifs) : créer un justificatif avec les commandes sélectionnées
Export des justificatifs : télécharger les justificatifs des commandes sélectionnées
Depuis le module Justificatifs d'achat
Menu Commerce → Justificatifs d'achat (ou Justificatifs)
Liste complète de tous les justificatifs avec filtres (statut, date, fournisseur)
3. Lier un justificatif à plusieurs commandes d'achat
Méthode recommandée : depuis la liste des commandes
C'est la méthode la plus rapide pour lier un même justificatif à plusieurs commandes :
Allez dans : Commandes d'achat
Sélectionnez les commandes concernées en cochant les cases à gauche de chaque ligne.
⚠️ Important : toutes les commandes sélectionnées doivent avoir le même fournisseur.
Cliquez sur : Justificatifs → Ajouter
Vous êtes redirigé vers le formulaire de création avec les commandes pré-sélectionnées.
Renseignez le formulaire :
Société (obligatoire)
Fournisseur (pré-rempli si une seule commande)
Fichier(s) : glissez-déposez ou sélectionnez le(s) PDF
Montant TTC pour chaque commande liée
Enregistrez : le justificatif est créé et lié à toutes les commandes sélectionnées.
Cas d'usage typique
Un fournisseur vous envoie une seule facture couvrant 3 commandes d'achat. Vous sélectionnez ces 3 commandes dans la liste, cliquez sur Ajouter, uploadez la facture PDF, saisissez le montant pour chaque commande, puis enregistrez.
4. Créer un justificatif depuis la liste des commandes
Étapes détaillées
1
Ouvrir Commandes d'achat
2
Cocher les commandes à lier (même fournisseur obligatoire)
3
Cliquer sur Justificatifs → Ajouter
4
Le formulaire s'ouvre avec les commandes pré-remplies
5
Choisir la société
6
Vérifier le fournisseur (pré-sélectionné)
7
Importer le(s) fichier(s) PDF
8
Saisir le montant TTC pour chaque commande
9
Cliquer sur Créer ou Créer et nouveau
Option « Ajouter plusieurs fichiers »
Lors de la création, une option « Ajouter plusieurs fichiers ? » permet de :
Lier plusieurs justificatifs (un PDF par justificatif) à une seule commande
Chaque fichier a son propre montant TTC
⚠️ Si plusieurs commandes sont sélectionnées, cette option est désactivée (un justificatif = un fichier par lot de commandes).
5. Créer un justificatif depuis le module Justificatifs
Commerce → Justificatifs d'achat → Ajouter (bouton vert)
Renseignez :
Société (obligatoire)
Fournisseur (obligatoire, fournisseurs professionnels uniquement)
Fichier(s) PDF
Commande(s) d'achat : utilisez le champ « Ajouter une commande... » pour rechercher et ajouter une ou plusieurs commandes
Pour chaque commande ajoutée, saisissez le montant TTC du justificatif.
Enregistrez.
Ajouter des commandes au justificatif
Dans le panneau « Commande(s) d'achat liée(s) » :
Saisissez une référence ou un terme dans « Ajouter une commande... »
Sélectionnez la commande dans la liste déroulante
Répétez pour chaque commande à lier
Saisissez le montant pour chaque commande
Les commandes proposées sont filtrées par :
Société sélectionnée
Fournisseur sélectionné
Statut documentaire : vide ou en attente (sauf si « Toutes » est coché)
6. Ajouter un justificatif depuis une commande individuelle
Depuis la fiche d'une commande (liste des produits) :
Ouvrez la commande : Commandes d'achat → clic sur une commande
Dans le panneau « Justificatif d'achat » (colonne droite) :
Consultez les fichiers existants
Utilisez « Ajouter un fichier » pour importer un nouveau justificatif
Le justificatif est lié uniquement à cette commande.
Pour lier à plusieurs commandes, utilisez la méthode décrite au § 3.
7. Modifier un justificatif existant
Un justificatif en cours (statut « En cours ») peut être modifié :
Justificatifs d'achat → ouvrir le justificatif
Modifications possibles :
Remplacer le fichier : importer un nouveau PDF
Ajouter des commandes : champ « Ajouter une commande... »
Retirer des commandes : icône poubelle à côté de la commande
Modifier les montants : champ Montant TTC par commande
Commentaire
Enregistrer
Le nom du fichier est recalculé automatiquement à partir des commandes liées : SOCIÉTÉ-RÉFÉRENCE-DATE-FOURNISSEUR.pdf
8. Règles et contraintes
Même fournisseur
Toutes les commandes liées à un justificatif doivent concerner le même fournisseur
Fournisseur professionnel
Seuls les fournisseurs de type professionnel peuvent avoir des justificatifs
Nombre maximum de commandes
Un justificatif peut être lié à 5 commandes maximum (configurable)
Format des fichiers
PDF uniquement
Montant obligatoire
Chaque liaison commande/justificatif doit avoir un montant TTC > 0
Statut modifiable
Seul un justificatif « En cours » peut être modifié
Message d'erreur fréquent
« Vous ne pouvez pas sélectionner des commandes d'achat avec des fournisseurs différents. »
→ Vérifiez que toutes les commandes cochées ont le même fournisseur.
9. Export et statuts
Export des justificatifs
Depuis la liste des commandes :
Sélectionnez les commandes
Justificatifs → Export des justificatifs
Un fichier ZIP contenant tous les justificatifs des commandes sélectionnées est téléchargé
Statuts des justificatifs
En cours
Justificatif enregistré, commandes liées pas encore toutes traitées
Transmis
Toutes les commandes liées ont leur statut documentaire « transmis »
Archivé
Justificatif classé
Le passage En cours → Transmis est automatique lorsque toutes les commandes liées ont leur statut documentaire marqué comme transmis.
Statut documentaire des commandes
Chaque commande possède un statut de justificatifs :
Aucune pièce : aucun justificatif
En cours : justificatif(s) rattaché(s), en attente de validation
Validé : justificatifs validés
Transmis : justificatifs transmis (comptabilité)
Mis à jour