📮Dépôts Internes
Guide utilisateur : Dépôts internes
Ce guide explique le fonctionnement du module Dépôts internes et les opérations courantes : création d’un dépôt interne, d’un retour interne, transfert PDV, et réception d’un retour.
Table des matières
Fonctionnement du module
Créer un dépôt interne
Créer un retour interne
Créer un transfert PDV
Réceptionner un retour interne
Statuts, listes et bonnes pratiques
1. Fonctionnement du module
À quoi sert le module « Dépôts internes » ?
Le module Dépôts internes gère le mouvement de stocks entre sociétés ou emplacements au sein de votre organisation : mise en dépôt chez une autre entité, transfert vers un point de vente (PDV), et retours avec réception physique.
Les grandes familles d’opérations
Famille
Rôle
Dépôt
Des articles appartenant à une autre société que la société réceptrice sont déposés chez la société réceptrice. Le système duplique les fiches stock et rattache le dépôt.
Transfert PDV
Des articles déjà rattachés à la société réceptrice sont déplacés vers une ville / un emplacement de type point de vente.
Retour interne
Des articles issus d’un dépôt interne (ou de la société concernée) sont renvoyés ; selon le type, un transit puis une réception peuvent être nécessaires.
Références automatiques
Les références sont générées automatiquement à partir du type d’opération, des villes d’origine / destination et de la société, par exemple :
préfixe DEPOT pour un dépôt « classique » ;
préfixe TRANSFERT pour un transfert (dont transfert PDV) ;
préfixe RETOUR (avec suffixe selon le sous-type : dépôt, B2B) pour les retours.
Traitement en arrière-plan
Après enregistrement, les dépôts passent par des étapes de validation traitées par le système (files d’attente / tâches). En cas d’erreur sur une ligne, un bouton Relancer le dépôt peut être proposé sur la fiche.
Accès au module
Menu Commerce / Achats (groupe trade selon configuration) → Dépôts internes.
En-tête de liste :
Nouveau retour : création d’un retour interne ;
Ajouter : création d’un nouveau dépôt interne (dépôt ou transfert PDV).
2. Créer un dépôt interne
Un dépôt interne (type « Dépôt » dans le formulaire) correspond au cas où la société réceptrice n’est pas celle qui possède déjà les articles en stock.
Étapes
Depuis Dépôts internes, cliquez sur Ajouter.
Société réceptrice : choisissez l’entité qui recevra physiquement et comptablement les articles.
Type de dépôt : sélectionnez Dépôt (et non « Transfert PDV »).
Nouveau lieu de stockage :
Ville * (obligatoire) ;
Emplacement selon votre paramétrage d’attributs.
Produits : ajoutez les lignes via la recherche de produits du stock ou scan (référence, SKU, etc.). Chaque article doit avoir une ville renseignée sur sa fiche stock.
Enregistrez le formulaire.
Règles importantes
Un même article ne doit pas déjà être engagé dans un autre dépôt interne non soldé (message du type : « déjà été saisi dans un dépôt interne »), sauf cas particuliers liés aux références de vente (V/D/X) gérés par l’application.
Si vous mélangez dans une même saisie des articles d’une autre société et des articles déjà sur la société réceptrice, l’application peut scinder la demande en deux dossiers : un vrai dépôt et un transfert (voir § 4).
Après la création
Le dossier suit le cycle En attente → En cours de validation → Validé. Une fois validé, les stocks sont mis à jour (duplication, rattachement à la société réceptrice, mise à jour ville / emplacement selon le type de ligne).
3. Créer un retour interne
Un retour interne permet de renvoyer des articles vers une société ou de clôturer un flux de retour selon le type de retour.
Accès
Liste Dépôts internes → Nouveau retour.
Informations à renseigner
Type de retour * (liste déroulante) :
Retour - dépôt : retour « physique » ; les articles passent en transit puis doivent être réceptionnés (voir § 5).
Retour B2B : flux orienté B2B ; le système peut préparer une expédition et appliquer des règles spécifiques (stocks d’origine du dépôt, prix, facturation — contrôles automatiques).
Société réceptrice *.
Nouveau lieu de stockage : Ville et Emplacement * (attributs configurés dans l’ERP).
Produits : ajoutez les stocks concernés (recherche comme pour un dépôt).
Contraintes sur les articles (aperçu)
Chaque produit doit avoir une ville sur le stock.
Les articles doivent soit être rattachés à un dépôt interne, soit appartenir à la société réceptrice sélectionnée (sinon message d’erreur).
En Retour B2B, le système vérifie notamment l’historique de dépôt et le fait que le produit n’ait pas déjà été facturé à la société concernée lorsque c’est pertinent.
Après l’enregistrement
Retour - dépôt : passage en En transit pour les lignes, statut stock adapté (ex. statut type transit retour) ; la réception reste à faire (§ 5).
Retour B2B : traitement spécifique (expédition créée le cas échéant, clôture côté stocks selon les règles métier).
4. Créer un transfert PDV
Le transfert PDV sert lorsque les articles sont déjà la propriété de la société réceptrice et que vous les déplacez vers un point de vente (autre ville / emplacement), sans passer par un dépôt « inter-sociétés ».
Étapes
Dépôts internes → Ajouter.
Société réceptrice : la société propriétaire des stocks à déplacer.
Type de dépôt : sélectionnez Transfert PDV.
Indiquez le nouveau lieu de stockage (ville, emplacement).
Ajoutez uniquement des produits dont le stock appartient à cette société ; sinon le système refuse la ligne (« n’appartient pas à la société sélectionnée »).
Côté technique
Le dossier est enregistré avec le sous-type transfert ; le drapeau PDV permet d’identifier ce cas dans les données. La référence générée utilise le schéma TRANSFERT (et non DEPOT).
5. Réceptionner un retour interne
La réception concerne les retours de type Retour - dépôt lorsque les articles sont en transit : vous confirmez quels produits sont bien arrivés et où ils sont stockés définitivement.
Quand accéder à l’écran de réception ?
Ouvrez la fiche du retour depuis la liste.
Lorsque le statut le permet, utilisez le lien Réceptionner les produits (ou équivalent « statut suivant » selon l’état du dossier).
Étapes sur l’écran de réception
Vérifiez le N° de retour, le statut et la société.
Ajustez si besoin le stockage (Ville, Emplacement) pour la réception.
Pour chaque produit reçu, cochez / validez la ligne (selon l’interface : cases à cocher associées aux lignes en transit).
Validez : au moins un produit doit être confirmé ; sinon un message indique qu’il faut réceptionner au minimum un article.
Après validation
Un traitement en lot enregistre la réception des lignes sélectionnées.
Lorsqu’il ne reste plus de lignes en transit, le retour peut passer au statut suivant (ex. Retourné ou Retourné partiellement selon les lignes).
6. Statuts, listes et bonnes pratiques
Statuts des dépôts (type dépôt / transfert)
Statut
Signification
En attente
Dossier créé, en file pour traitement.
En cours de validation
Traitement des lignes (stocks, emplacements).
Validé
Opération terminée avec succès.
Erreur
Au moins une ligne en échec ; utiliser Relancer le dépôt si proposé.
Statuts des retours
Statut
Signification
En attente
Retour créé.
En transit
Articles en route ; réception à faire pour le type « Retour - dépôt ».
Retourné partiellement
Une partie seulement des lignes a été réceptionnée / traitée.
Retourné
Retour terminé.
Erreur
Anomalie sur une ligne.
Filtres de la liste
Type : combinaisons du type
dépôt/transfertpour les dépôts,Retour - dépôt/Retour B2Bpour les retours (libellés issus de la configurationmodules.consignments).Statut : filtres séparés pour les dossiers « dépôt » et pour la colonne Retour ?.
Exports et outils sur la fiche
Export Excel : export des lignes du dossier.
Sous conditions (dépôt validé, ou retour avec lignes concernées) : Exporter les étiquettes (QR) pour la logistique.
Bonnes pratiques
Toujours renseigner ville (et emplacement si requis) sur les stocks avant d’ajouter les produits au formulaire.
Pour un transfert PDV, ne mélangez pas des stocks d’autres sociétés : utilisez plutôt le type Dépôt ou laissez l’application créer deux dossiers distincts.
En retour B2B, vérifiez les messages liés à la facturation et aux expéditions ouvertes avant de valider.
Récapitulatif des parcours
Objectif
Action principale
Mettre du stock d’une autre société chez une société réceptrice
Ajouter → Type Dépôt
Déplacer le stock déjà sur la société réceptrice vers un PDV
Ajouter → Type Transfert PDV
Retour physique avec réception
Nouveau retour → Retour - dépôt → puis Réceptionner les produits
Retour B2B avec expédition
Nouveau retour → Retour B2B (suivre les étapes et contrôles affichés)
Documentation alignée sur le module applicatif consignments (interface « Dépôts internes »).
Mis à jour